Wat de gemeente doet om uw privacy zoveel mogelijk te beschermen

Gemeente Venlo streeft naar een excellente dienstverlening.

Daar hoort ook bij dat we zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van burgers, medewerkers en partners. Persoonsgegevens zijn gegevens die kenmerkende informatie geven over een persoon, zoals een naam, adres, e-mailadres of telefoonnummer. Deze gegevens gebruiken wij bijvoorbeeld voor de levering van producten en diensten zoals een paspoort of vergunning. Gemeente Venlo verwerkt uw persoonsgegevens volgens geldende privacywetgeving. Wij willen ook duidelijk met u communiceren over het gebruik van uw persoonsgegevens.

Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle personen van wie binnen de Gemeente Venlo persoonsgegevens verwerkt worden.

Denk hierbij aan:

burgers van de gemeente Venlo;

bezoekers van onze website;

(medewerkers van) partners;

medewerkers van de gemeente Venlo;

derden die met de gemeente Venlo communiceren.

Welke persoonsgegevens verwerkt de gemeente Venlo?

De gemeente Venlo houdt een verwerkingsregister bij waarin u kunt lezen welke persoonsgegevens wij verwerken. Het verwerkingsregister van de gemeente Venlo komt zo spoedig mogelijk beschikbaar.

In het verwerkingsregister is vastgelegd:

Welke persoonsgegevens wij verwerken;

Waarvoor wij deze persoonsgegevens verwerken;

Op grond waarvan wij deze persoonsgegevens mogen verwerken;

Welk bestuursorgaan binnen de gemeente daarvoor verantwoordelijk is;

Of wij persoonsgegevens uitwisselen met externe partijen;

Waar mogelijk: wat de bewaar- en vernietigingstermijnen zijn;

Of de persoonsgegevens geëxporteerd, opgeslagen of toegankelijk gemaakt worden buiten de Europese Unie.

Rechtmatigheid en behoorlijkheid

Persoonsgegevens worden op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt volgens de wet.

Het moet voor u duidelijk zijn hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, De gemeente informeert u eenvoudig, toegankelijk en begrijpelijk over de verwerking van uw persoonsgegevens.

Persoonsgegevens worden alleen met een rechtmatige grondslag verwerkt en voor een doel dat van te voren is bepaald en omschreven. De persoonsgegevens die wij verwerken worden in principe alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. In een aantal gevallen gebruiken wij persoonsgegevens ook voor doelen die daarmee samenhangen (zoals bijvoorbeeld om ons beleid te verbeteren), maar hier is alleen sprake van voor zover de wet dat toestaat.

Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om bijvoorbeeld gemeentelijke taken uit te voeren of om wettelijke bepalingen te kunnen naleven. Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig.

Integriteit en vertrouwelijkheid

Gemeente Venlo zorgt voor een passende beveiliging om te zorgen dat uw persoonsgegevens beveiligd zijn tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Als u vragen heeft over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als u aanwijzingen van misbruik heeft, kunt u contact opnemen via info@venlo.nl of telefoonnummer 14 077.

In bepaalde gevallen is het nodig dat persoonsgegevens gedeeld worden. We delen deze gegevens niet zonder de expliciete toestemming van betrokkene of zonder een wettelijke grondslag. Voordat wij persoonsgegevens delen met externe partijen maken wij afspraken met deze partijen hoe zij zorgvuldig met uw persoonsgegevens om gaan.

Als wij persoonsgegevens verwerken toetsen wij of de inbreuk op uw privacy niet onevenredig is in verhouding tot het doel dat wij met de verwerking van persoonsgegevens willen bereiken. Bij elke verwerking wordt daarom getoetst of er niet meer gegevens verwerkt worden dan noodzakelijk.

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt gekozen voor de werkwijze die het minste inbreuk maakt op uw privacy. Bij elke verwerking wordt daarom getoetst of er een minder belastende manier is om onze taak uit te voeren.

U heeft een aantal rechten als de gemeente uw persoonsgegevens gebruikt. Het gaat om de volgende rechten:

Recht op informatie: Als u persoonsgegevens aan de gemeente verstrekt heeft u het recht om te weten op welke manier de gemeente daarmee om zal gaan. U wordt niet nogmaals geïnformeerd als u al weet dat de gemeente persoonsgegevens van u verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt. Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten u om, wordt u geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden gebruikt.

Inzagerecht: U heeft het recht om in te zien welke persoonsgegevens over u bekend zijn binnen de gemeente. Dit recht heeft alleen betrekking op uw eigen gegevens en niet die van een andere persoon. In uitzonderlijke gevallen (die in de wet beschreven staan) kan de gemeente weigeren om u inzage te geven in uw gegevens.

Correctierecht: Als de door de gemeente gebruikte persoonsgegevens over u niet kloppen of onvolledig zijn kunt u een verzoek indienen bij de gemeente om deze aan te vullen en/of te corrigeren.

Recht op wissen van gegevens: In gevallen waarin u uw toestemming om gegevens te verwerken in wil trekken/ wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld of op een andere manier door de gemeente in strijd met de wet worden gebruikt, kunt u een verzoek indienen bij de gemeente om de persoonsgegevens te laten verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking: In gevallen waarin u vindt dat de over u verwerkte persoonsgegevens onjuist zijn/ in strijd met de wet worden gebruikt/ de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld maar u ze nog wel nodig heeft voor de uitoefening of verdediging van enig recht in rechte of in geval van een lopende bezwaarprocedure, wordt het gebruik daarvan op uw verzoek beperkt, behalve in uitzonderingsgevallen die in de wet beschreven staan.

Recht op bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. De gemeente zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking die zwaarder wegen.

Om als betrokkene gebruik te maken van deze rechten kunt u een verzoek indienen. Dit verzoek kunt u schriftelijk of online indienen.

Gemeente Venlo

Deze mogelijkheid volgt binnenkort

Wij vragen u altijd om u te identificeren. Dit kunt u doen door gebruik te maken van DigiD of op afspraak met uw identiteitsbewijs langs te komen op het stadskantoor. Als u jonger bent dan 16 jaar of als u onder curatele bent gesteld, kan alleen uw wettelijk vertegenwoordiger namens u een verzoek indienen.

Binnen vier weken na ontvangst beoordelen wij of uw verzoek gerechtvaardigd is. Als wij niet aan uw verzoek tegemoet komen heeft u de mogelijkheid om bezwaar te maken. Ook kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als u via een online formulier op de website van de gemeente een aanvraag of melding doet, dient u zich hiervoor soms bekend te maken met behulp van uw DigiD. Gegevens worden dan uitsluitend gebruikt voor de verwerking van de aanvraag of melding.

www.venlo.nl kan linken naar websites van anderen. De gemeente Venlo is niet verantwoordelijk voor de naleving van privacy wet- en regelgeving door deze derden.

De gemeente Venlo maakt voortdurend keuzes over de inrichting en uitvoering van haar dienstverlening. Hierbij hoort ook de veilige uitwisseling van privacygevoelige informatie. Daarom werkt de gemeente Venlo sinds oktober 2017 met ZIVVER; een oplossing voor het veilig versturen van berichten via e-mail.

ZIVVER versleuteld berichten met gevoelige inhoud, zoals patiëntgegevens, burgerservicenummers (BSN) en andere informatie die de gemeente Venlo veilig wil versturen. Omdat alleen de verzender en ontvanger van het e-mailbericht toegang tot deze sleutel hebben kunnen alleen zij het bericht lezen. Zo kunt u erop vertrouwen dat wij zorgvuldig met uw privacy omgaan.

Telefoongesprekken kunnen door de gemeente worden bewaard om onze dienstverlening te verbeteren. Gesprekken worden niet langer bewaard dan nodig is.

Functionaris Gegevensbescherming

Voor onafhankelijk toezicht en controle op de kwaliteit van de uitvoering van privacywetgeving en -beleid heeft de gemeente Venlo een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG heeft een onafhankelijke positie in de organisatie. De werkzaamheden die een FG uitvoert zijn bij wet vastgelegd.

De taken van deze functionaris zijn, kort samengevat, informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van de Autoriteit Persoonsgegevens. De FG van de gemeente Venlo is als volgt te bereiken:

Gemeente Venlo

T.a.v. de Functionaris voor de Gegevensbescherming

De Autoriteit Persoonsgegevens is de landelijke toezichthouder op het gebied van privacy. Wilt u meer weten over de bescherming van uw persoonsgegevens, kijk dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als u vragen of verzoeken heeft over deze privacyverklaring dan kunt u hierover contact opnemen met de gemeente.

Deze privacyverklaring kan te allen tijde zonder voorafgaande waarschuwing gewijzigd worden. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de website staan gepubliceerd. Wij raden u aan de privacyverklaring geregeld te raadplegen zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.